notulen ALV juli 2011

01-09-2011 Hierbij de notulen van de laatste Algemene ledenvergadering.

Notulen
ALV
1 juli 2011

1. Opening
20.19 grote opkomst! We zijn blij met alle aanwezigen, zelfs een aantal jeugdleden. De jeugd heeft de toekomst dus welkom!

2. Notulen vorige vergadering
blz 1; geen opmerkingen
blz 2; n.a.v. is er nu een projectleider voor de bouw? Lejo Bouma is projectleider.
blz 3; geen opmerkingen

3. Mededelingen commissies
Elftalcommissie jeugd, HTC jeugd en jeugdbestuur; Jos is aanwezig en zal alles omtrent de jeugd toelichten. Jolanda Stavasius vond de teamindeling van de jeugd onduidelijk dit seizoen, hoe gaan we dat volgende jaar doen. Er is nu een nieuw beleid gemaakt en de communicatielijnen zijn korter waardoor we dit proberen te voorkomen. Jackie neemt afscheid van de jeugd. Jackie heeft zich vele jaren uitgebreid ingezet voor de jeugd en we willen haar van harte bedanken!!
Elftalcommissie senioren; Annelieke licht toe. Annelieke neemt afscheid na het opstarten van het seizoen! Ze zoeken een nieuw lid. Het bestuur heeft bewondering voor de manier waarop de elftalcommissie de boel draaiende weet te houden. We krijgen ook nooit klachten en zien dat alles goed loopt. Eric de Ree van veteranen C geeft aan te weinig spelers te hebben en wil weten wat het beleid is van de indeling van veteranen. Mist hierin ondersteuning voor het vullen van het team. Lodewijk geeft aan dat de instroom weinig is. Ze worden dan meestal naar niveau worden ingedeeld en Lodewijk vraagt dan of er mensen die in een team zitten eventueel op een lager niveau willen spelen. Eric vind dit geen eerlijke zaak want als er geen niveau word geplaatst in veteranen C gaan ze ook niet op een hoger niveau spelen. Annelieke geeft aan dat de teams ook zelf initiatieven mogen ontwikkelen om te werven. Bijvoorbeeld 2 dames teams die nu naar de KEImarkt gaan. Jackie vraagt zich af of de teams ook blij zijn met de trainingen. Annelieke geeft aan dat iedereen redelijk tevreden was. Er was 1 heren team zonder trainer maar uiteindelijk tegen het einde van het seizoen hadden ze ook een trainer.
Communicatiecommissie; Richard de Vries licht toe; Uit de ludieke actie van 1 april bleek dat er wel animo is. Michelle Garnier geeft als tip om dan ook met deze mensen door te pakken voor de financiering van de verbouwing. Jackie geeft als tip om het thema positief coachen te gebruiken bij een netwerkavond. Michelle heeft een vraag over de interne communicatie. Hoe zit het met het bij elkaar houden van de club en het werven van vrijwilligers. Betere communicatie omtrent de ALV en ook meer inzet voor de vrijwilligers zoals bijvoorbeeld een medewerkersdag. Hoe betrekken we mensen bij wat er in de vereniging gebeurt. Olga de Groot is nu begonnen met een spelbegeleiders cursus voor alle ouders van de F-jes waardoor die direct allemaal betrokken worden. Robin Henk Rietdijk geeft aan dat hij de nieuwsbrief maandelijks mist. Eric de Ree zou graag een nieuwe website willen zien en wil hierin ook wel meewerken. Korrie geeft aan dat ze vanaf september druk bezig gaan met de communicatie rondom de verbouwing van het clubhuis dit zal ook gebruikt worden als verbinding van de club. Ellen Schaling geeft aan dat ook veel foto’s voor de site belangrijk zijn. Dan zien mensen hoe iets is geweest.
HTC Senioren; Jos licht toe.

4. Stand van zaken clubhuis en velden
Het clubhuis; De plannen zijn bekend. Het grootste probleem in de plannen zijn de financiën. De bouwcommissie onder leiding van Lejo Bouma word hier hard aan gewerkt. Deze zomer word de sloot dichtgegooid. Het vertrouwen in een goede afloop is er.
De velden; Veld 2 word inmiddels vervangen en daar komt een semi-water veld. Het huidige veld word gesproeid met leiding water maar het nieuwe veld zal worden gesproeid met water uit een put. De ballennetten aan het einde van de velden zullen ook worden verhoogt. Gesprekken over het vierde veld worden gevoerd. De wethouder is hiermee bezig. Dit zal niet op korte termijn zijn. We hebben nu al wel de toezegging dat het ons veld word. Ellen Schaling vraagt zich af wat het hoofdveld word. De verwachting word dat veld 2 het nieuwe hoofdveld word. Even afwachten hoe het is als het af is.

5. Concept nieuwe statutten
Het zijn alleen maar zaken die al besloten zijn in ALV’s die nu eindelijk ook in de statuten staan. Zoals het feit dat ouders van niet stemgerechtigde leden mogen stemmen. Als aanvulling nog dat als iemand niet zijn contributie volledig betaald ook geschorst kan worden. De ALV is akkoord.

6. Voorlopige begroting en voorlopig resultaat
Robin Henk Rietdijk licht de begroting toe.
Resultaat is nog niet definitief. Het resultaat is goed. Er is € 30.000,- over. De contributie is goed geïnd dit jaar. Dit komt door een goede ledenadministratie en een verbeterd incasso traject met optimale benutting van Lisa. De kantineopbrengst is wat minder maar we hebben nu personeel ingehuurd ook voor de schoonmaak en die kosten zitten hier ook bij in. Het resultaat van de kantine is niet beter geworden met het inhuren van personeel. Er word dus nu gekeken naar het voortzetten van deze inzet. De boekhouding word nu gedaan door het Noorderpoort. Hans van der Kley; waarom zijn er weinig kosten voor evenementen jeugd geweest? Kosten zitten hem voornamelijk in AB feesten maar die bedruipen zichzelf. Dus is er haast niks. Michelle Garnier geeft nog de tip om een pinautomaat te plaatsten. Het bestuur sluit zich hierbij aan.
Begroting is nu gemaakt met het realiseren van het clubhuis. Daarnaast een minimale verhoging van de contributies. In de begroting is een verhoging van de sponsoring opgenomen. Wij vinden als bestuur dat dit omhoog zou moeten. Wij vinden dit voor een club van meer dan 1000 leden passend. Ook zijn deze sponsorgelden belangrijk voor de financiering van de verbouwing. De financiële commissie is bezig om hiervoor een plan te schrijven. Als de sponsoring niet omhoog gaat dan zal de contributie moeten worden verhoogt. De investering is 450.000,- en zal in 15 jaar worden afgelost. Hiervoor is 30.000,- opgenomen als aflossing en 23.000,- als rentekosten van de financiering. Maarten van der Vlek vraagt zich af hoe reëel dit is gezien de afgelopen jaren. Wij geven aan dat wij dit ook vinden maar we moeten aan de slag. Olga de Groot geeft aan dat bij het aanmelden van nieuwe jongste jeugd dat ze vaak vragen krijgt om de hoogte van de contributie in verhouding tot de clubs in Haren en Eelde. Olga verwacht dat als er een mooi clubhuis is dat de kantine opbrengsten ook zullen stijgen. Fred Doornbos geeft aan dat er geen sponsorcommissie is dus hoe moet het dan?! Eric de Ree is bezig om wat dingen op papier te zetten zoals een prijslijst voor borden langs de zijlijn en namen aan de velden geven. Zo komt er een plan waar duidelijk is wat we sponsoren kunnen bieden. Vacatures zijn er dus. Richard de Vries toeslag selectieteams. Wat krijgen deze teams ervoor terug. Is C2 een selectieteam of een opleidingsteam. Jos Sommer geeft aan dat het een selectieteam is. Jackie Dekens geeft aan dat ze meer uren training ontvangen.

7. Contributie voorstel
Het is eigenlijk alleen een inflatiecorrectie. Alles is 5 euro omhoog gegaan behalve de categorie senioren onder de 25. Contributievoorstel is akkoord door de ALV.

8. Verkiezing voorzitter en aftreden Krijn als voorzitter
Krijn treed af als voorzitten en ondanks vele inspanningen is er geen nieuwe voorzitter. Krijn is in 2003 bestuurslid geworden nadat uit de ALV duidelijk was geworden dat de fusie niet door ging. De hele familie heeft zich intensief als hockeyfamilie ingezet. Er is een verzoek gekomen om Krijn als erelid te benoemen. De redenen hiervan zijn legio:

- Hij heeft zich enorm ingezet voor het behoud en de identiteit van de vereniging. We weten dat hij een belangrijke tegenspeler is geweest in 2003; tegen de fusieplannen van GHBS met GHHC.
- Hij heeft zich vanaf het moment van de bestuurswisseling waarop hij secretaris werd tot op heden met tomeloze energie en toewijding bijna dagelijks, en soms ook wel dag en nacht, met de club beziggehouden.
- Hij is een bindend bestuurslid, naar alle leden van de vereniging, heeft oog voor de vrijwilligers en heeft zelf altijd ook actief meegeholpen om de zaak op te bouwen.
- Met name zijn kijk op de samenstelling van de seniorenteams was zeker in de aanvang van zijn secretarisschap erg belangrijk: hij was toen voorzitter van de TC en heeft de structuur van het seniorenhockey bij GHBS toen zeer stevig opgebouwd.
- Hij heeft er mede voor gezorgd dat er nieuwe velden kwamen, en heeft nu ook weer kunnen regelen dat het tweede veld wordt vernieuwd. Hij blijft actief in de "strijd" met de gemeente omdat hij er zelf van overtuigd is dat het hockey daar niet rechtvaardig wordt bejegend. Zijn frustraties daarover kennen we, maar hij blijft in de onderhandeling altijd een gentlemen.
- Hij heeft in de jaren dat hij voorzitter was er mede voor gezorgd dat de jeugdlijn werd versterkt en er een goede structuur kwam. De verbouwing van het clubhuis, zijn strijd voor de kleedkamers, nieuwe plannen over hockeyschool etc. typeren zijn drang om altijd met vernieuwing bezig te zijn.
- Hij heeft een groot netwerk in de hockeywereld en heeft zich geprofileerd als boegbeeld voor de vereniging.
- Hij heeft oog gehad voor tijdige vernieuwing en ook verjonging in het bestuur van de vereniging.
- We betreuren zijn aftreden, maar uiteraard met begrip en enorm veel waardering voor wat hij voor de club heeft betekend.

Krijn bedank voor alle lofbetuigingen. Het is moeilijk om het uiteindelijk af te sluiten. Voorzitter zijn was niet zijn ambitie maar hij heeft het met veel plezier gedaan. Krijn wil de club iets blijvends aanbieden en dat is een bel voor aan de bar. Krijn hoopt dat deze vaak zal worden geluid (ook in het kader van de barinkomsten). Michelle Garnier en Eric de Ree bieden namens de “krekels” ook nog een cadeau aan.
9. Rondvraag
Geen vragen

10. Sluiten
22.36 uur